Usluga · Procesi i dokumentacija

Crtanje i mapiranje procesa

Procesi vam postoje — samo nisu nacrtani. Radimo mapu procesa i dijagrame toka koji zadovoljavaju zahtev standarda, ali ih pre svega razumeju ljudi koji po njima rade.

Besplatno se konsultujte Niste sigurni koji standard vam treba?Pozovite nas

Kada vam treba mapa procesa

ISO 9001 u tački 4.4 traži da organizacija odredi procese, njihov redosled i međusobni uticaj — ne samo da ih pomene, nego da se vidi šta ulazi u proces, šta iz njega izlazi, ko je vlasnik i po čemu se meri. Kod većine organizacija to postoji samo kao jedna rečenica u poslovniku, pa kad auditor traži da mu se to pokaže, nema šta da se pokaže.

Kod HACCP-a je dijagram toka obavezan korak i mora biti potvrđen na licu mesta — auditor prolazi kroz pogon sa dijagramom u ruci i proverava da li odgovara stvarnosti. Dijagram prepisan iz tuđeg elaborata pada na prvoj proveri.

Ali ovo nije samo za auditora. Mapa procesa je najbrži način da novi čovek shvati ko šta radi, da se vidi gde posao stoji i zašto, i da se prilikom tendera ili preuzimanja posla zna šta se tačno preuzima.

Šta tačno dobijate

Mapa procesa na jednoj strani

Pregled svih procesa organizacije — glavnih, upravljačkih i procesa podrške — sa strelicama koje pokazuju šta kome predaje posao. To je slika koja ide na zid i u poslovnik.

Dijagram toka po procesu

Za svaki proces poseban dijagram: koraci, odluke, ko izvršava, koji obrazac ili zapis nastaje u kom koraku. Crtamo ono kako se stvarno radi, ne kako bi trebalo da izgleda na papiru.

Ulazi, izlazi i vlasnik procesa

Za svaki proces jasno ko ga vodi, šta mu treba da počne, šta isporučuje i kome. Time se zatvara upravo ono što tačka 4.4 traži.

Tačke kontrole i rizika

Na dijagramu se obeležavaju mesta gde se nešto proverava i mesta gde najčešće nastaje greška. Kod HACCP-a su to kritične kontrolne tačke, kod ostalih standarda kontrole i merenja.

Pokazatelji učinka

Uz svaki proces jedan do dva broja po kojima se vidi da li radi kako treba — rok, škart, broj reklamacija, vreme odgovora. Bez toga preispitivanje rukovodstva nema o čemu da priča.

Izvorni fajl koji sami menjate

Ne dobijate samo sliku nego i fajl u otvorenom formatu (draw.io / BPMN), da vaš čovek može sam da doda korak kad se proces promeni, bez ponovnog angažovanja konsultanta.

Kako to radimo

Razgovor sa onima koji posao rade

Ne samo sa rukovodstvom. Sedamo sa ljudima na svakom koraku procesa i pitamo šta stvarno rade — jer se zatečeno stanje i ono što piše u proceduri razlikuju gotovo uvek.

Snimak zatečenog stanja

Prvo crtamo proces onakav kakav jeste, sa svim zaobilaznicama. Tek kad se to vidi na papiru, ima smisla pričati o tome šta treba menjati.

Crtanje i provera sa timom

Dijagram prolazi kroz tim koji ga je opisao. Skoro uvek se u ovom koraku pojavi korak koji niko nije pomenuo, ili se otkrije da dvoje rade istu stvar.

Usvajanje i uvezivanje sa dokumentacijom

Konačna verzija ide u sistem: povezuje se sa procedurama i obrascima, dobija oznaku i verziju, i postaje dokument koji auditor može da traži.

0zadovoljnih klijenata

0trenutno aktivnih projekata

0konsultanata u mreži

Česta pitanja

U kom formatu dobijamo dijagrame?

Dobijate PDF za štampu i prikaz, PNG za ubacivanje u dokumentaciju, i izvorni fajl u otvorenom formatu (draw.io ili BPMN) koji možete sami da menjate. Po želji i A3 verziju za zid.

Mora li to biti BPMN notacija?

Ne mora. BPMN je koristan kad organizacija ima IT tim ili planira automatizaciju. Za većinu firmi jednostavan dijagram toka koji razume i radnik u pogonu vredi više od formalno tačne notacije koju niko ne čita.

Koliko dugo traje?

Za manju organizaciju sa nekoliko procesa — nekoliko dana. Za proizvodnju sa više linija ili organizaciju sa više lokacija — dve do tri sedmice, jer najviše vremena odnese razgovor sa ljudima, a ne samo crtanje.

Radite li i HACCP dijagram toka?

Da. To je poseban slučaj jer dijagram mora biti potvrđen na licu mesta i mora obuhvatiti sve korake od prijema sirovine do isporuke, uključujući i ono što se dešava povremeno — doradu, povrat, otpad.

Ko održava dijagrame kada se proces promeni?

Vi, i zato dobijate izvorni fajl. U okviru usluge obučimo jednu osobu kod vas da ih menja i vodi verzije. Ako želite, radimo i godišnji pregled uz interni audit.

Veza sa srodnim stranicama

Najčešće ide zajedno sa:

Neke od naših referenci

Više od 400 organizacija u Crnoj Gori i regionu prošlo je kroz implementaciju sa nama — od banaka i državnih organa do proizvodnje, IT-ja, laboratorija i ugostiteljstva.