Shërbim · Proceset dhe dokumentacioni
Hartëzimi dhe vizatimi i proceseve
Proceset i keni — thjesht nuk janë vizatuar. Bëjmë hartën e proceseve dhe diagramet e rrjedhës që plotësojnë kërkesën e standardit, por mbi të gjitha janë të kuptueshme për njerëzit që punojnë sipas tyre.
Kur ju nevojitet harta e proceseve
ISO 9001 në pikën 4.4 kërkon që organizata të përcaktojë proceset, renditjen dhe ndërveprimin e tyre — jo vetëm t’i përmendë, por të shihet çfarë hyn në proces, çfarë del prej tij, kush është pronari dhe me çfarë matet. Te shumica e organizatave kjo ekziston vetëm si një fjali në manual, dhe kur auditori kërkon që t’i tregohet, nuk ka çfarë të tregohet.
Te HACCP diagrami i rrjedhës është hap i detyrueshëm dhe duhet verifikuar në vend — auditori kalon nëpër prodhim me diagramin në dorë dhe kontrollon nëse përputhet me realitetin. Një diagram i kopjuar nga studimi i dikujt tjetër rrëzohet në kontrollin e parë.
Por kjo nuk është vetëm për auditorin. Harta e proceseve është mënyra më e shpejtë që një person i ri të kuptojë kush çfarë bën, të shihet ku ngec puna dhe pse, dhe të dihet saktë çfarë merret përsipër gjatë një tenderi ose marrjeje në dorëzim.
Çfarë merrni saktësisht
Pasqyrë e të gjitha proceseve të organizatës — kryesore, drejtuese dhe mbështetëse — me shigjeta që tregojnë kush ia kalon punën kujt. Kjo është skema që varet në mur dhe hyn në manual.
Për çdo proces një diagram i veçantë: hapat, vendimet, kush i kryen, cili formular ose regjistrim krijohet në cilin hap. Vizatojmë si punohet realisht, jo si duhet të duket në letër.
Për çdo proces është e qartë kush e drejton, çfarë i nevojitet për të filluar, çfarë jep dhe kujt. Kështu mbyllet pikërisht ajo që kërkon pika 4.4.
Në diagram shënohen vendet ku kontrollohet diçka dhe vendet ku lind më shpesh gabimi. Te HACCP këto janë pikat kritike të kontrollit, te standardet e tjera kontrollet dhe matjet.
Për çdo proces një deri në dy shifra që tregojnë nëse funksionon siç duhet — afati, skarco, numri i ankesave, koha e përgjigjes. Pa to, rishikimi nga drejtimi nuk ka për çfarë të flasë.
Nuk merrni vetëm figurën, por edhe skedarin në format të hapur (draw.io / BPMN), që njeriu juaj të shtojë vetë një hap kur ndryshon procesi, pa angazhuar sërish konsulentin.
Si e bëjmë
Bisedë me ata që e bëjnë punën
Jo vetëm me drejtimin. Ulemi me njerëzit në çdo hap të procesit dhe pyesim çfarë bëjnë realisht — sepse gjendja faktike dhe ajo që shkruan në procedurë ndryshojnë pothuajse gjithmonë.
Fotografia e gjendjes aktuale
Fillimisht vizatojmë procesin ashtu siç është, me të gjitha rrugët anësore. Vetëm kur kjo shihet në letër, ka kuptim të flitet për atë që duhet ndryshuar.
Vizatimi dhe verifikimi me ekipin
Diagrami kalon nëpër ekipin që e ka përshkruar. Pothuajse gjithmonë në këtë hap del një hap që askush nuk e kishte përmendur, ose zbulohet se dy veta bëjnë të njëjtën gjë.
Miratimi dhe lidhja me dokumentacionin
Versioni përfundimtar hyn në sistem: lidhet me procedurat dhe formularët, merr shenjë dhe version, dhe bëhet dokument që auditori mund ta kërkojë.
Pyetje të shpeshta
Në çfarë formati i marrim diagramet?
Merrni PDF për shtyp dhe shfaqje, PNG për ta futur në dokumentacion, dhe skedarin burimor në format të hapur (draw.io ose BPMN) që mund ta ndryshoni vetë. Sipas dëshirës edhe version A3 për mur.
A duhet të jetë patjetër notacioni BPMN?
Jo. BPMN është i dobishëm kur organizata ka ekip IT ose planifikon automatizim. Për shumicën e kompanive, një diagram i thjeshtë rrjedhe që e kupton edhe punëtori në prodhim vlen më shumë se një notacion formalisht i saktë që nuk e lexon askush.
Sa zgjat?
Për një organizatë të vogël me disa procese — disa ditë. Për prodhim me disa linja ose organizatë me disa vendndodhje — dy deri në tre javë, sepse koha më e madhe shkon në bisedat me njerëzit, jo vetëm në vizatim.
A bëni edhe diagramin e rrjedhës HACCP?
Po. Është rast i veçantë, sepse diagrami duhet verifikuar në vend dhe duhet të përfshijë të gjithë hapat nga pranimi i lëndës së parë deri te dorëzimi, përfshirë atë që ndodh herë pas here — ripërpunimin, kthimet, mbetjet.
Kush i mirëmban diagramet kur ndryshon procesi?
Ju, dhe prandaj merrni skedarin burimor. Në kuadër të shërbimit trajnojmë një person te ju që t’i ndryshojë dhe të mbajë versionet. Nëse dëshironi, bëjmë edhe rishikim vjetor bashkë me auditimin e brendshëm.
Faqe të lidhura
Më shpesh shkon bashkë me:
Disa nga referencat tona
Mbi 400 organizata në Mal të Zi dhe rajon e kanë kaluar implementimin me ne — nga bankat dhe organet shtetërore te prodhimi, IT-ja, laboratorët dhe mikpritja.
Këta janë vetëm disa nga klientët tanë. Më shumë për ne →
Ju nevojitet hartë procesesh?
Na tregoni me çfarë merreni dhe sa njerëz punojnë në proces — do të propozojmë vëllimin dhe afatin. Na telefononi ose dërgoni një kërkesë — përgjigjemi brenda 24 orësh.