Услуга · Процессы и документация
Моделирование и описание процессов
Процессы у вас есть — они просто не нарисованы. Мы делаем карту процессов и блок-схемы, которые отвечают требованию стандарта, но прежде всего понятны людям, которые по ним работают.
Когда нужна карта процессов
В пункте 4.4 ISO 9001 требует, чтобы организация определила процессы, их последовательность и взаимодействие — не просто упомянула их, а чтобы было видно, что входит в процесс, что из него выходит, кто владелец и чем он измеряется. У большинства организаций это существует лишь одной фразой в руководстве, и когда аудитор просит это показать, показать нечего.
В HACCP блок-схема — обязательный шаг, и она должна быть подтверждена на месте: аудитор проходит по производству со схемой в руках и проверяет, соответствует ли она действительности. Схема, списанная из чужого проекта, не проходит первую же проверку.
Но это не только для аудитора. Карта процессов — самый быстрый способ для нового сотрудника понять, кто что делает, увидеть, где и почему стоит работа, и точно знать, что именно принимается при тендере или передаче дел.
Что именно вы получаете
Обзор всех процессов организации — основных, управленческих и вспомогательных — со стрелками, показывающими, кто кому передаёт работу. Это схема, которая висит на стене и входит в руководство.
Для каждого процесса отдельная схема: шаги, решения, исполнители, какая форма или запись возникает на каком шаге. Мы рисуем, как работа реально выполняется, а не как она должна выглядеть на бумаге.
Для каждого процесса ясно, кто им руководит, что нужно для его начала, что он даёт и кому. Этим закрывается именно то, чего требует пункт 4.4.
На схеме отмечаются места, где что-то проверяется, и места, где чаще всего возникает ошибка. В HACCP это критические контрольные точки, в других стандартах — контроль и измерения.
Для каждого процесса одна-две цифры, по которым видно, работает ли он как надо, — срок, брак, число рекламаций, время ответа. Без этого анализу со стороны руководства не о чем говорить.
Вы получаете не только изображение, но и файл в открытом формате (draw.io / BPMN), чтобы ваш сотрудник мог сам добавить шаг, когда процесс изменится, без повторного привлечения консультанта.
Как мы это делаем
Разговор с теми, кто выполняет работу
Не только с руководством. Мы садимся с людьми на каждом шаге процесса и спрашиваем, что они реально делают, — потому что фактическое состояние и то, что написано в процедуре, почти всегда различаются.
Фиксация текущего состояния
Сначала рисуем процесс таким, какой он есть, со всеми обходными путями. Только когда это видно на бумаге, есть смысл говорить о том, что нужно менять.
Рисование и проверка с командой
Схема проходит через команду, которая её описала. Почти всегда на этом шаге появляется шаг, о котором никто не упомянул, или выясняется, что двое делают одно и то же.
Утверждение и связь с документацией
Окончательная версия входит в систему: связывается с процедурами и формами, получает обозначение и версию и становится документом, который аудитор может запросить.
Частые вопросы
В каком формате мы получаем схемы?
Вы получаете PDF для печати и просмотра, PNG для вставки в документацию и исходный файл в открытом формате (draw.io или BPMN), который можно править самостоятельно. По желанию — версию A3 для стены.
Обязательно ли это нотация BPMN?
Нет. BPMN полезна, когда у организации есть ИТ-команда или планируется автоматизация. Для большинства компаний простая блок-схема, понятная и рабочему в цехе, ценнее формально правильной нотации, которую никто не читает.
Сколько это длится?
Для небольшой организации с несколькими процессами — несколько дней. Для производства с несколькими линиями или организации с несколькими площадками — две-три недели, потому что больше всего времени уходит на разговоры с людьми, а не на рисование.
Делаете ли вы блок-схему HACCP?
Да. Это особый случай, потому что схема должна быть подтверждена на месте и охватывать все шаги от приёмки сырья до отгрузки, включая то, что происходит время от времени, — доработку, возвраты, отходы.
Кто поддерживает схемы, когда процесс меняется?
Вы, и поэтому получаете исходный файл. В рамках услуги мы обучаем одного вашего сотрудника вносить изменения и вести версии. По желанию проводим и ежегодный пересмотр вместе с внутренним аудитом.
Смежные страницы
Чаще всего идёт вместе с:
Некоторые из наших референций
Более 400 организаций в Черногории и регионе прошли внедрение вместе с нами — от банков и государственных органов до производства, ИТ, лабораторий и гостиничного бизнеса.
Это лишь часть наших клиентов. Подробнее о нас →
Нужна карта процессов?
Расскажите, чем вы занимаетесь и сколько людей работает в процессе, — предложим объём и сроки. Позвоните нам или отправьте запрос — отвечаем в течение 24 часов.