Usluga · Procesi i dokumentacija
Crtanje i mapiranje procesa
Procesi vam postoje — samo nisu nacrtani. Radimo mapu procesa i dijagrame toka koji zadovoljavaju zahtjev standarda, ali ih prije svega razumiju ljudi koji po njima rade.
Kada vam treba mapa procesa
ISO 9001 u tački 4.4 traži da organizacija odredi procese, njihov redoslijed i međusobni uticaj — ne samo da ih pomene, nego da se vidi šta ulazi u proces, šta iz njega izlazi, ko je vlasnik i po čemu se mjeri. Kod većine organizacija to postoji samo kao jedna rečenica u poslovniku, pa kad auditor traži da mu se to pokaže, nema šta da se pokaže.
Kod HACCP-a je dijagram toka obavezan korak i mora biti potvrđen na licu mjesta — auditor prolazi kroz pogon sa dijagramom u ruci i provjerava da li odgovara stvarnosti. Dijagram prepisan iz tuđeg elaborata pada na prvoj provjeri.
Ali ovo nije samo za auditora. Mapa procesa je najbrži način da novi čovjek shvati ko šta radi, da se vidi gdje posao stoji i zašto, i da se prilikom tendera ili preuzimanja posla zna šta se tačno preuzima.
Šta tačno dobijate
Pregled svih procesa organizacije — glavnih, upravljačkih i procesa podrške — sa strelicama koje pokazuju šta kome predaje posao. To je slika koja ide na zid i u poslovnik.
Za svaki proces poseban dijagram: koraci, odluke, ko izvršava, koji obrazac ili zapis nastaje u kom koraku. Crtamo ono kako se stvarno radi, ne kako bi trebalo da izgleda na papiru.
Za svaki proces jasno ko ga vodi, šta mu treba da počne, šta isporučuje i kome. Time se zatvara upravo ono što tačka 4.4 traži.
Na dijagramu se obilježavaju mjesta gdje se nešto provjerava i mjesta gdje najčešće nastaje greška. Kod HACCP-a su to kritične kontrolne tačke, kod ostalih standarda kontrole i mjerenja.
Uz svaki proces jedan do dva broja po kojima se vidi da li radi kako treba — rok, škart, broj reklamacija, vrijeme odgovora. Bez toga preispitivanje rukovodstva nema o čemu da priča.
Ne dobijate samo sliku nego i fajl u otvorenom formatu (draw.io / BPMN), da vaš čovjek može sam da doda korak kad se proces promijeni, bez ponovnog angažovanja konsultanta.
Kako to radimo
Razgovor sa onima koji posao rade
Ne samo sa rukovodstvom. Sjedamo sa ljudima na svakom koraku procesa i pitamo šta stvarno rade — jer se zatečeno stanje i ono što piše u proceduri razlikuju gotovo uvijek.
Snimak zatečenog stanja
Prvo crtamo proces onakav kakav jeste, sa svim zaobilaznicama. Tek kad se to vidi na papiru, ima smisla pričati o tome šta treba mijenjati.
Crtanje i provjera sa timom
Dijagram prolazi kroz tim koji ga je opisao. Skoro uvijek se u ovom koraku pojavi korak koji niko nije pomenuo, ili se otkrije da dvoje rade istu stvar.
Usvajanje i uvezivanje sa dokumentacijom
Konačna verzija ide u sistem: povezuje se sa procedurama i obrascima, dobija oznaku i verziju, i postaje dokument koji auditor može da traži.
Česta pitanja
U kom formatu dobijamo dijagrame?
Dobijate PDF za štampu i prikaz, PNG za ubacivanje u dokumentaciju, i izvorni fajl u otvorenom formatu (draw.io ili BPMN) koji možete sami da mijenjate. Po želji i A3 verziju za zid.
Mora li to biti BPMN notacija?
Ne mora. BPMN je koristan kad organizacija ima IT tim ili planira automatizaciju. Za većinu firmi jednostavan dijagram toka koji razumije i radnik u pogonu vrijedi više od formalno tačne notacije koju niko ne čita.
Koliko dugo traje?
Za manju organizaciju sa nekoliko procesa — nekoliko dana. Za proizvodnju sa više linija ili organizaciju sa više lokacija — dvije do tri sedmice, jer najviše vremena odnese razgovor sa ljudima, a ne samo crtanje.
Radite li i HACCP dijagram toka?
Da. To je poseban slučaj jer dijagram mora biti potvrđen na licu mjesta i mora obuhvatiti sve korake od prijema sirovine do isporuke, uključujući i ono što se dešava povremeno — doradu, povrat, otpad.
Ko održava dijagrame kada se proces promijeni?
Vi, i zato dobijate izvorni fajl. U okviru usluge obučimo jednu osobu kod vas da ih mijenja i vodi verzije. Ako želite, radimo i godišnji pregled uz interni audit.
Veza sa srodnim stranicama
Najčešće ide zajedno sa:
Neke od naših referenci
Više od 400 organizacija u Crnoj Gori i regionu prošlo je kroz implementaciju sa nama — od banaka, berze i državnih organa do proizvodnje, IT-ja, laboratorija i ugostiteljstva. Ovo je dio njih.
Ovo su samo neki od naših klijenata. Više o nama i našem radu →
Treba vam mapa procesa?
Recite nam čime se bavite i koliko ljudi radi u procesu — predložićemo obim i rok. Pozovite nas ili pošaljite upit — odgovaramo u roku od 24h.