Usluga · Procesi i dokumentacija
Crtanje i mapiranje procesa
Procesi vam postoje — samo nisu nacrtani. Radimo mapu procesa i dijagrame toka koji zadovoljavaju zahtjev standarda, ali ih prije svega razumiju ljudi koji po njima rade.
Kada vam treba mapa procesa
ISO 9001 u točki 4.4 traži da organizacija odredi procese, njihov redoslijed i međusobni utjecaj — ne samo da ih spomene, nego da se vidi što ulazi u proces, što iz njega izlazi, tko je vlasnik i po čemu se mjeri. Kod većine organizacija to postoji samo kao jedna rečenica u poslovniku, pa kad auditor traži da mu se to pokaže, nema se što pokazati.
Kod HACCP-a je dijagram toka obvezan korak i mora biti potvrđen na licu mjesta — auditor prolazi kroz pogon s dijagramom u ruci i provjerava odgovara li stvarnosti. Dijagram prepisan iz tuđeg elaborata pada na prvoj provjeri.
Ali ovo nije samo za auditora. Mapa procesa je najbrži način da novi čovjek shvati tko što radi, da se vidi gdje posao stoji i zašto, i da se prilikom natječaja ili preuzimanja posla zna što se točno preuzima.
Što točno dobivate
Pregled svih procesa organizacije — glavnih, upravljačkih i procesa podrške — sa strelicama koje pokazuju što kome predaje posao. To je slika koja ide na zid i u poslovnik.
Za svaki proces poseban dijagram: koraci, odluke, tko izvršava, koji obrazac ili zapis nastaje u kojem koraku. Crtamo ono kako se stvarno radi, ne kako bi trebalo izgledati na papiru.
Za svaki proces jasno tko ga vodi, što mu treba za početak, što isporučuje i kome. Time se zatvara upravo ono što točka 4.4 traži.
Na dijagramu se obilježavaju mjesta gdje se nešto provjerava i mjesta gdje najčešće nastaje greška. Kod HACCP-a su to kritične kontrolne točke, kod ostalih standarda kontrole i mjerenja.
Uz svaki proces jedan do dva broja po kojima se vidi radi li kako treba — rok, škart, broj reklamacija, vrijeme odgovora. Bez toga se na upravinoj ocjeni nema o čemu govoriti.
Ne dobivate samo sliku nego i datoteku u otvorenom formatu (draw.io / BPMN), kako bi vaš čovjek mogao sam dodati korak kad se proces promijeni, bez ponovnog angažiranja konzultanta.
Kako to radimo
Razgovor s onima koji posao rade
Ne samo s upravom. Sjedamo s ljudima na svakom koraku procesa i pitamo što stvarno rade — jer se zatečeno stanje i ono što piše u proceduri razlikuju gotovo uvijek.
Snimka zatečenog stanja
Prvo crtamo proces onakav kakav jest, sa svim zaobilaznicama. Tek kad se to vidi na papiru, ima smisla govoriti o tome što treba mijenjati.
Crtanje i provjera s timom
Dijagram prolazi kroz tim koji ga je opisao. Gotovo se uvijek u ovom koraku pojavi korak koji nitko nije spomenuo ili se otkrije da dvoje rade istu stvar.
Usvajanje i povezivanje s dokumentacijom
Konačna verzija ide u sustav: povezuje se s procedurama i obrascima, dobiva oznaku i verziju, i postaje dokument koji auditor može tražiti.
Česta pitanja
U kojem formatu dobivamo dijagrame?
Dobivate PDF za tisak i prikaz, PNG za ubacivanje u dokumentaciju, i izvornu datoteku u otvorenom formatu (draw.io ili BPMN) koji možete sami mijenjati. Po želji i A3 verziju za zid.
Mora li to biti BPMN notacija?
Ne mora. BPMN je koristan kad organizacija ima IT tim ili planira automatizaciju. Za većinu tvrtki jednostavan dijagram toka koji razumije i radnik u pogonu vrijedi više od formalno točne notacije koju nitko ne čita.
Koliko dugo traje?
Za manju organizaciju s nekoliko procesa — nekoliko dana. Za proizvodnju s više linija ili organizaciju s više lokacija — dva do tri tjedna, jer najviše vremena odnese razgovor s ljudima, a ne samo crtanje.
Radite li i HACCP dijagram toka?
Da. To je poseban slučaj jer dijagram mora biti potvrđen na licu mjesta i mora obuhvatiti sve korake od prijema sirovine do isporuke, uključujući i ono što se događa povremeno — doradu, povrat, otpad.
Tko održava dijagrame kada se proces promijeni?
Vi, i zato dobivate izvornu datoteku. U okviru usluge osposobimo jednu osobu kod vas da ih mijenja i vodi verzije. Ako želite, radimo i godišnji pregled uz interni audit.
Veza sa srodnim stranicama
Najčešće ide zajedno sa:
Neke od naših referenci
Više od 400 organizacija u Crnoj Gori i regiji prošlo je kroz implementaciju s nama — od banaka i državnih tijela do proizvodnje, IT-a, laboratorija i ugostiteljstva.
Ovo su samo neki od naših klijenata. Više o nama →
Treba vam mapa procesa?
Recite nam čime se bavite i koliko ljudi radi u procesu — predložit ćemo opseg i rok. Nazovite nas ili pošaljite upit — odgovaramo u roku od 24h.