Hizmet · Süreçler ve dokümantasyon
Süreç haritalama ve akış şemaları
Süreçleriniz var — yalnızca çizilmemişler. Standardın gereksinimlerini karşılayan, ama her şeyden önce onlarla çalışan insanlar için anlamlı olan süreç haritaları ve akış şemaları hazırlıyoruz.
Süreç haritasına ne zaman ihtiyacınız olur
ISO 9001, 4.4 maddesinde kuruluşun süreçlerini, bunların sırasını ve etkileşimini belirlemesini ister — yalnızca adlarını anmayı değil, sürece neyin girdiğini, neyin çıktığını, sahibinin kim olduğunu ve nasıl ölçüldüğünü göstermeyi. Çoğu kuruluşta bu yalnızca el kitabında tek bir cümle olarak vardır; denetçi bunun gösterilmesini istediğinde gösterilecek bir şey yoktur.
HACCP'de akış şeması zorunlu bir adımdır ve yerinde doğrulanmalıdır — denetçi şema elinde tesisi gezer ve gerçekle örtüşüp örtüşmediğini kontrol eder. Başkasının çalışmasından kopyalanmış bir şema ilk kontrolde düşer.
Ama bu yalnızca denetçi için değildir. Süreç haritası, yeni gelen birinin kimin ne yaptığını anlamasının, işin nerede ve neden tıkandığını görmenin ve bir ihalede ya da devir tesliminde tam olarak neyin devralındığını bilmenin en hızlı yoludur.
Tam olarak ne alırsınız
Kuruluşun tüm süreçlerine — ana, yönetim ve destek süreçleri — genel bakış; kimin işi kime devrettiğini gösteren oklarla. Duvara ve el kitabına giren resim budur.
Her süreç için ayrı bir şema: adımlar, kararlar, kimin ne yaptığı, hangi adımda hangi form veya kaydın oluştuğu. İşin kâğıt üzerinde nasıl görünmesi gerektiğini değil, gerçekte nasıl yapıldığını çiziyoruz.
Her süreç için kimin yürüttüğü, başlamak için neye ihtiyaç duyduğu, neyi ve kime teslim ettiği açıktır. Bu, tam olarak 4.4 maddesinin istediğini kapatır.
Şemada bir şeyin kontrol edildiği yerler ve hataların en sık yapıldığı yerler işaretlenir. HACCP'de bunlar kritik kontrol noktalarıdır, diğer standartlarda kontroller ve ölçümler.
Her süreç için gerektiği gibi işleyip işlemediğini gösteren bir veya iki rakam — teslim süresi, fire, şikayet sayısı, yanıt süresi. Bunlar olmadan yönetim gözden geçirmesinin konuşacak bir şeyi olmaz.
Yalnızca bir görsel değil, açık formatta (draw.io / BPMN) bir dosya alırsınız; böylece süreç değiştiğinde kendi personeliniz tekrar danışman tutmadan bir adım ekleyebilir.
Nasıl yapıyoruz
İşi yapan insanlarla konuşma
Yalnızca yönetimle değil. Sürecin her adımındaki insanlarla oturup gerçekte ne yaptıklarını soruyoruz — çünkü mevcut durum ile prosedürde yazanlar neredeyse her zaman farklıdır.
Mevcut durumun haritalanması
Önce süreci tüm geçici çözümleriyle olduğu gibi çiziyoruz. Ancak bu kâğıt üzerinde görünür hâle geldiğinde neyin değişmesi gerektiğini konuşmak anlam kazanır.
Çizim ve ekiple kontrol
Şema, onu tarif eden ekibe geri döner. Bu adımda neredeyse her zaman kimsenin bahsetmediği bir adım çıkar ya da iki kişinin aynı şeyi yaptığı ortaya çıkar.
Onay ve dokümantasyonla bağlantı
Nihai sürüm sisteme girer: prosedürlere ve formlara bağlanır, bir kod ve sürüm alır ve denetçinin isteyebileceği bir doküman hâline gelir.
Sık sorulan sorular
Şemaları hangi formatta alırız?
Yazdırma ve görüntüleme için PDF, dokümantasyona eklemek için PNG ve kendiniz düzenleyebileceğiniz açık formatta (draw.io veya BPMN) kaynak dosya alırsınız. İstek üzerine duvar için A3 sürümü.
BPMN notasyonu olmak zorunda mı?
Hayır. BPMN, kuruluşun bir BT ekibi olduğunda veya otomasyon planladığında faydalıdır. Çoğu şirket için bir üretim işçisinin bile anladığı basit bir akış şeması, kimsenin okumadığı biçimsel olarak doğru bir notasyondan daha değerlidir.
Ne kadar sürer?
Birkaç süreci olan daha küçük bir kuruluş için — birkaç gün. Birden fazla hattı olan bir üretim veya birden fazla lokasyonu olan bir kuruluş için — iki ila üç hafta; çünkü zamanın çoğu yalnızca çizime değil, insanlarla konuşmaya gider.
HACCP akış şemalarını da yapıyor musunuz?
Evet. Bu özel bir durumdur; çünkü şema yerinde doğrulanmalı ve hammadde kabulünden teslimata kadar, yalnızca ara sıra olanlar — yeniden işleme, iadeler, atık — dahil her adımı kapsamalıdır.
Süreç değiştiğinde şemaları kim günceller?
Siz — kaynak dosyayı bu yüzden alırsınız. Hizmetin bir parçası olarak kuruluşunuzda bir kişiyi bunları düzenlemesi ve sürümleri yönetmesi için eğitiyoruz. İsterseniz iç denetimle birlikte yıllık bir gözden geçirme de yapıyoruz.
İlgili sayfalar
En sık birlikte gittiği hizmetler:
Referanslarımızdan bazıları
Karadağ ve bölgede 400’ü aşkın kuruluş uygulamayı bizimle birlikte tamamladı — bankalardan ve kamu kurumlarından üretime, BT’ye, laboratuvarlara ve konaklamaya kadar.
Bunlar müşterilerimizden sadece bazıları. Hakkımızda daha fazlası →
Süreç haritasına mı ihtiyacınız var?
Ne yaptığınızı ve süreçte kaç kişinin çalıştığını söyleyin — kapsamı ve süreyi önerelim. Bizi arayın ya da bir talep gönderin — 24 saat içinde yanıtlıyoruz.