Hizmet · Klasörsüz bir sistem
Yönetim sisteminin dijitalleşmesi
Hiçbir ISO standardı kâğıt istemez — kontrol ister. Dokümantasyonu, kayıtları ve süreleri, sürümleri ve hatırlatmaları kendiliğinden takip eden düzenli bir dijital sisteme dönüştürüyoruz.
Dijitale geçme zamanı ne zaman gelir
Kendinizi şunlarda tanıyacaksınız: dokümantasyon klasörlerde dururken bir prosedürün son sürümü e-postayla dolaşıyor; kalibrasyon, eğitim ve gözetim denetimi süreleri ezberden hatırlanıyor ya da birinin telefonunda duruyor; denetimden önce "bir yerde olan" bir kaydı iki gün arıyorsunuz; ya da aynı tablo üç farklı kişide üç sürümde var.
Bu bir disiplin sorunu değil, bir araç sorunudur. Kâğıda dayalı bir sistem, her şeyi bilen tek bir kişi onu bir arada tuttuğu sürece işler — ve o kişinin tatile çıktığı gün durur.
Standart gerçekte ne ister — ve ne istemez
Hiçbir ISO standardı kâğıt istemez. 2015 sürümlerinden bu yana standartlar, fiziksel nesneler olarak doküman ve kayıtlardan değil, "dokümante edilmiş bilgiden" söz eder. Format sizin tercihinizdir.
İstenen kontroldür: hangi sürümün geçerli olduğunu ve kimin onayladığını, kimin erişimi olduğunu ve kimin düzenleyebileceğini bilmek, gerektiğinde bir kaydı bulabilmek, gerekli süre boyunca okunaklı tutmak ve bir yedeğe sahip olmak. Düzenli bir dijital sistem bunu bir klasörden daha kolay karşılar; çünkü sürümleri ve değişiklik geçmişini kendiliğinden tutar.
İmzalarda tek soru, bir şeyi kimin ve ne zaman onayladığını kanıtlayıp kanıtlayamayacağınızdır. Denetçi için sistemdeki bir iz yeterlidir — ad, zaman ve sessizce değiştirilememesi — kuruluştan çıkan dokümanlar için ise nitelikli elektronik imza kullanılır.
Neleri dijitalleştiriyoruz
Her prosedürün ve formun geçerli sürümünü, değişiklik geçmişi ve kimin onayladığı notuyla tutan tek bir yer. Eski sürümler, standardın istediği gibi silinmez, arşivlenir.
Kontrol listeleri, mal kabulü, bakım, sıcaklıklar — işin yapıldığı yerde telefon veya tabletle, gerektiğinde fotoğrafla doldurulur. Kâğıttan tabloya aktarma yok.
Ölçüm cihazlarının kalibrasyonu, süresi dolan eğitimler, sağlık muayeneleri, gözetim denetimleri, sertifikanın sona ermesi — denetimde fark edilmek yerine sistem sizi önceden uyarır.
Denetim planı, kontrol listeleri, bulgular, süreleri ve sorumlularıyla düzeltici faaliyetler ve etkinlik kontrolü — hepsi tek bir akışta, neyin hâlâ açık olduğuna dair net bir durumla.
Yönetim gözden geçirmesinin girdileri yıl boyunca kendiliğinden toplanır — şikayetler, hedefler, denetim bulguları, eğitimler. Toplantı bir haftada değil, bir saatte hazırlanır.
Kimin neyi gördüğü ve kimin neyi değiştirebileceği. Bu, ISO/IEC 27001'in açıkça belirttiği erişim kontrolü gereksinimini de karşılar.
Üç seviye — büyüklüğe ve bütçeye göre seçersiniz
Seviye 1 — düzenli bir bulut ve şablonlar
Yeni yazılım yok. Klasör yapısını, adlandırma ve sürüm kurallarını, doküman şablonlarını ve tek bir ortak süre takvimini düzenliyoruz. En ucuz seçenek ve küçük kuruluşlar için çoğu zaman fazlasıyla yeterli.
Seviye 2 — zaten ödediğiniz araçlar
Çoğu şirketin zaten Microsoft 365 veya Google Workspace'i var, ama bunu bir dosya deposu gibi kullanıyor. İçinde formlar, otomatik hatırlatmalar, doküman onayı ve basit raporlar kuruyoruz — ek lisans olmadan.
Seviye 3 — özel bir platform
Birden fazla lokasyonu, birden fazla standardı veya katı müşteri gereksinimleri olan kuruluşlar için. Burada özellikle yönetim sistemleri için geliştirilmiş bir platform devreye girer — geliştiricisi Slovenya'dan NETS d.o.o. ile işbirliği içinde çalıştığımız DNA EQMS. Bilgi güvenliğini de kapsar.
DNA EQMS — birlikte çalıştığımız platform
Bir kuruluş tabloları ve ortak sürücüyü aştığında, özellikle yönetim sistemleri için geliştirilmiş bir araca geçer. Dijitalleşmeyi, Avrupa Birliği'ndeki şirketlerin yıllardır kullandığı DNA EQMS platformunun geliştiricisi Slovenya'dan NETS d.o.o. ile işbirliği içinde yürütüyoruz.
Dokümanları saklamak için bir yer daha değildir. DNA; dokümantasyonu, riskleri, süreçleri, eğitimleri, toplantıları ve düzeltici faaliyetleri tek bir sistemde birbirine bağlar; böylece yönetim gözden geçirmesi ve denetimler için veriler yıl boyunca kendiliğinden toplanır. Bulutta çalışır ve tarayıcıdan erişilir; sizin tarafınızda kurulacak bir şey yoktur.
Modüller
Sürümler, onay ve role dayalı erişim. Her değişiklik bir iz bırakır — kim, ne zaman ve ne.
Sahipleri, puanları ve faaliyetleriyle bir risk kaydı. ISO 9001'in 6.1 maddesinde istedikleri tek bir yerde.
Standartların ve mevzuatın gereksinimleri kanıtlara bağlanır — denetimde kanıt bir dakikada bulunur.
Süreç haritası, sahipler, girdiler ve çıktılar, göstergeler. Süreç haritalama ile bağlantılıdır.
Düzeltici faaliyetler, toplantı kararları ve hedefler — süreleri, sorumluları ve etkinlik kontrolüyle.
Gündem, tutanak ve bunlardan çıkan görevler. Yönetim gözden geçirmesi kendiliğinden hazırlanır.
Eğitim planı, katılım kayıtları, pozisyonlara göre yetkinlikler ve bir şeyin süresi dolduğunda hatırlatma.
Ayrı bir araç olmadan, aynı sistem içinde proje planlama ve takibi.
Otomotiv sanayi için süreç dokümantasyonu, kontrol planları ve FMEA'nın otomatik oluşturulması.
Kişisel veri işleme kayıtları, onaylar ve saklama süreleri.
DNA'da halihazırda kimler çalışıyor
Geliştiriciye göre platformu 250'den fazla şirket kullanıyor — kamu kuruluşları ve devlet ajanslarından ilaç, enerji ve otomotiv sanayine kadar. Müşteri listesinden birkaç isim:
- Impolalüminyum, otomotiv sanayi
- Sivil Havacılık Ajansıdevlet ajansı, Slovenya
- Elektro Mariborelektrik dağıtımı
- Salusilaç toptan ticareti
- Kemofarmacijailaç dağıtımı
- Sartorius BIA Separationsbiyoteknoloji
- Vodovod-kanalizacijakamu hizmet şirketi
- Energetika Celjekamu enerji şirketi
- Adria tehnikauçak bakımı
- Lon, Kranjbanka
- Delikomatotomat ve catering
- Messer Slovenijaendüstriyel gazlar
- Precisiumhassas metal işleme
- NEC Cerknicakalkınma projeleri
2018'den beri ISO 9001:2015 dokümantasyonumuzu DNA'da tutuyoruz. Öncesinde Word ve Excel'de hazırlıyor, kendi sunucumuzda doküman kodlarıyla uğraşıyorduk — genel bakış ve izlenebilirlik konusunda çok strese yol açıyordu. DNA'yı kullanmaya başladığımızdan beri ISO 9001 artık büyük bir stres kaynağı değil. Her şey düzenli; faaliyetler, dokümanlar, raporlar ve riskler arasında bağlantılar var ve iş yıl boyunca sürekli yapıldığı için dış denetimlere hazırlığa çok daha az zaman harcıyoruz. Denetçiler verileri sunma biçimimizden çok memnun — arama süresini kısaltıyor.
İşimizde kalite yönetim sistemi yaptığımız her şeyin temelidir ve onu uygun bir yazılım desteği olmadan hayal edemiyoruz. DNA ile kalite sisteminin tüm dokümantasyonunun yanı sıra toplantıları, projeleri ve GDPR'ı da yürütüyoruz. Sistem mantıklı çalışıyor ve kullanımı kolay; aynı zamanda katı ilaç sektörü gereksinimlerini karşılıyor.
Çok sayıda süreci, standardı ve ilgili dokümanı yönetmek her kuruluş için ciddi bir zorluktur. DNA'yı kullanmaya başlama kararı büyük bir adımdı — kendi iş modelimizin karmaşıklığını ancak şimdi tam olarak görüyoruz. Vurgulamak gerekir ki DNA, sistem içindeki bireylerin sorumluluklarını açıkça tanımlıyor.
Yorumlar ve müşteri listesi dnaeqms.com adresinden alınmış ve çevrilmiştir. Bunlar geliştiricinin platform kullanıcılarıdır, bizim referanslarımız değildir — dijitalleşmeyi NETS d.o.o. ile işbirliği içinde yürütüyoruz.
Sık sorulan sorular
Yazılım satın almamız gerekiyor mu?
Hayır. İlk iki seviye zaten sahip olduğunuz araçlarla çalışır. Özel bir platform ancak lokasyon, standart veya kullanıcı sayısı zaten ödediğiniz araçları aştığında anlam kazanır.
Denetçi elektronik kayıtları kabul eder mi?
Evet ve bu yaygın bir uygulamadır. Denetçi kâğıt değil, kanıt ister — kaydın söylediği zamanda oluşturulduğunu, kimin girdiğinin bilindiğini ve sessizce değiştirilemeyeceğini. Düzenli bir dijital sistem bunu bir klasörden daha kolay gösterir.
Kişisel verilerin korunması ne olacak?
Dijitalleşme çalışan verilerine (eğitimler, sağlık muayeneleri) dokunur; bu yüzden erişim kuralları ve saklama süreleri de onunla birlikte kurulur. Bu, GDPR ve ISO 27701'in istediği işin aynısıdır.
Birlikte çalışmayı bırakırsak veriler kimin?
Her zaman sizin. Sizin hesaplarınızda ve sizin veri alanınızda çalışıyoruz. Özel bir platformda tüm verilerin açık formatta dışa aktarımı sözleşmede önceden tanımlanır.
Geçiş ne kadar sürer?
Seviye 1 genellikle iki ila üç hafta. Seviye 2 bir ila iki ay; çünkü formlar süreç süreç, kademeli olarak uygulanır — insanlar her şeyi bir anda alıp kâğıda geri dönmesin diye.
Personeli eğitiyor musunuz?
Evet ve en önemli kısım budur. Her form için tek sayfalık bir kılavuzla, role dayalı kısa eğitimler. İnsanların nasıl kullanacağını bilmediği bir dijitalleşme bir ay içinde kâğıda geri döner.
İlgili sayfalar
En sık birlikte gittiği hizmetler:
Referanslarımızdan bazıları
Karadağ ve bölgede 400’ü aşkın kuruluş uygulamayı bizimle birlikte tamamladı — bankalardan ve kamu kurumlarından üretime, BT’ye, laboratuvarlara ve konaklamaya kadar.
Bunlar müşterilerimizden sadece bazıları. Hakkımızda daha fazlası →
Sisteminiz hâlâ kâğıt üzerinde mi?
Sistemde kaç kişinin çalıştığını ve hangi standartlara sahip olduğunuzu söyleyin — sizin için kârlı olan seviyeyi önerelim. Bizi arayın ya da bir talep gönderin — 24 saat içinde yanıtlıyoruz.