Услуга · Система без папок
Цифровизация системы менеджмента
Ни один стандарт ISO не требует бумаги — он требует контроля. Мы переводим документацию, записи и сроки в упорядоченную цифровую систему, которая сама следит за версиями и напоминаниями.
Когда пора переходить на цифру
Вы узнаете себя, если: документация стоит в папках, а последняя версия процедуры ходит по почте; сроки калибровки, обучения и надзорного аудита держатся в голове или в чьём-то телефоне; перед аудитом два дня ищут запись, которая «где-то была»; или одна и та же таблица существует в трёх версиях у трёх человек.
Это проблема не дисциплины, а инструмента. Бумажная система работает, пока её держит один человек, который всё знает, — и останавливается в тот день, когда он уходит в отпуск.
Что стандарт действительно требует — и чего не требует
Ни один стандарт ISO не требует бумаги. С изданий 2015 года стандарты говорят о «документированной информации», а не о документах и записях как физических объектах. Формат — ваш выбор.
Требуется контроль: знать, какая версия действует и кто её утвердил, у кого есть доступ и кто может вносить изменения, чтобы запись можно было найти, когда нужно, чтобы она оставалась читаемой установленный срок и чтобы была резервная копия. Упорядоченная цифровая система выполняет это легче, чем папка, потому что сама ведёт версии и историю изменений.
С подписями вопрос один — можно ли доказать, кто и когда что-то подтвердил. Аудитору достаточно следа в системе — имя, время и невозможность незаметного изменения, — а для документов, выходящих за пределы организации, используется квалифицированная электронная подпись.
Что мы цифровизируем
Одно место, где хранится действующая версия каждой процедуры и формы, с историей изменений и отметкой, кто утвердил. Старые версии не удаляются, а архивируются, как требует стандарт.
Контрольные листы, приёмка товара, обслуживание, температуры — заполняются в телефоне или планшете там, где выполняется работа, с фото при необходимости. Никакого переписывания с бумаги в таблицу.
Калибровка измерительного оборудования, истечение обучения, медосмотры, надзорный аудит, окончание сертификата — система сообщает заранее, а не выясняется на аудите.
План аудита, контрольные листы, замечания, корректирующие действия со сроком и ответственным и проверка результативности — всё в одном потоке, с понятным статусом того, что открыто.
Входные данные для анализа собираются сами в течение года — рекламации, цели, замечания аудита, обучение. Совещание готовится за час, а не за неделю.
Кто что видит и кто что может менять. Этим закрывается и требование к контролю доступа, которое ISO/IEC 27001 устанавливает прямо.
Три уровня — выбираете по размеру и бюджету
Уровень 1 — упорядоченное облако и шаблоны
Без нового ПО. Наводим порядок в структуре папок, правилах именования и версий, шаблонах документов и одном общем календаре сроков. Самый дешёвый вариант, и для малых организаций часто вполне достаточный.
Уровень 2 — инструменты, за которые вы уже платите
У большинства компаний уже есть Microsoft 365 или Google Workspace, но используется он как диск. Мы настраиваем формы, автоматические напоминания, согласование документов и простые отчёты внутри него — без дополнительной лицензии.
Уровень 3 — специализированная платформа
Для организаций с несколькими площадками, несколькими стандартами или строгими требованиями клиентов. Здесь нужна платформа, созданная специально для систем менеджмента, — DNA EQMS, с которой мы работаем в сотрудничестве с разработчиком, компанией NETS d.o.o. из Словении. Она охватывает и информационную безопасность.
DNA EQMS — платформа, с которой мы работаем
Когда организация перерастает таблицы и общий диск, она переходит на инструмент, созданный специально для систем менеджмента. Цифровизацию мы проводим в сотрудничестве с компанией NETS d.o.o. из Словении, разработчиком платформы DNA EQMS, которой компании в Европейском союзе пользуются годами.
Это не просто ещё одно место для хранения документов. DNA связывает документацию, риски, процессы, обучение, совещания и корректирующие действия в одну систему, так что данные для анализа со стороны руководства и для аудита собираются сами в течение года. Работает в облаке, доступ через браузер, без установки у вас.
Модули
Версии, согласование и доступ по ролям. Каждое изменение оставляет след — кто, когда и что.
Реестр рисков с владельцем, оценкой и мерами. То, что ISO 9001 требует в пункте 6.1, в одном месте.
Требования стандартов и нормативных актов, связанные с доказательствами, — на аудите доказательство находится за минуту.
Карта процессов, владельцы, входы и выходы, показатели. Связано с моделированием процессов.
Корректирующие действия, решения совещаний и цели — со сроком, ответственным и проверкой результативности.
Повестка, протокол и поручения, которые из него вытекают. Анализ со стороны руководства готовится сам.
План обучения, учёт посещаемости, компетенции по должностям и напоминание, когда что-то истекает.
Планирование и мониторинг проектов в той же системе, без отдельного инструмента.
Автоматическое формирование технологической документации, планов управления и анализа FMEA — для автомобильной промышленности.
Учёт обработки персональных данных, согласия и сроки хранения.
Кто уже работает в DNA
По данным разработчика, платформой пользуются более 250 компаний — от государственных предприятий и агентств до фармацевтики, энергетики и автомобильной промышленности. Несколько имён из списка пользователей:
- Impolалюминий, автомобильная промышленность
- Агентство гражданской авиациигосударственное агентство, Словения
- Elektro Mariborраспределение электроэнергии
- Salusоптовая торговля лекарствами
- Kemofarmacijaфармацевтическая дистрибуция
- Sartorius BIA Separationsбиотехнологии
- Vodovod-kanalizacijaкоммунальное предприятие
- Energetika Celjeэнергетическое предприятие
- Adria tehnikaтехническое обслуживание воздушных судов
- Lon, Kranjбанк
- Delikomatторговые автоматы и общепит
- Messer Slovenijaтехнические газы
- Precisiumточная металлообработка
- NEC Cerknicaпроекты развития
С 2018 года документацию по ISO 9001:2015 мы ведём в DNA. Раньше делали её в Word и Excel и мучились с шифрами документов на собственном сервере — это создавало много стресса с наглядностью и прослеживаемостью. С тех пор как пользуемся DNA, ISO 9001 больше не большой источник стресса. Всё в порядке, со связями между мерами, документами, отчётами и рисками, а перед внешним аудитом мы тратим гораздо меньше времени, потому что работа идёт непрерывно весь год. Аудиторы очень довольны тем, как мы представляем данные — у них сокращается время поиска.
В нашей отрасли система менеджмента качества — основа деятельности, и мы не представляем её без соответствующей программной поддержки. В DNA мы ведём всю документацию системы качества, а также совещания, проекты и GDPR. Система работает логично и удобна в использовании, при этом отвечает строгим фармацевтическим требованиям.
Управление большим числом процессов, стандартов и связанных документов — серьёзная задача для любой организации. Решение внедрить DNA стало большим шагом вперёд — только теперь мы полностью видим сложность собственной бизнес-модели. Важно подчеркнуть, что DNA чётко определяет ответственность отдельных людей в системе.
Отзывы и список пользователей взяты с dnaeqms.com и переведены. Это пользователи платформы у разработчика, а не наши референции — цифровизацию мы проводим в сотрудничестве с NETS d.o.o.
Частые вопросы
Нужно ли покупать ПО?
Нет. Первые два уровня работают с тем, что у вас уже есть. Специализированная платформа имеет смысл, только когда число площадок, стандартов или пользователей перерастает инструменты, за которые вы уже платите.
Принимает ли аудитор электронные записи?
Да, и это обычная практика. Аудитор требует не бумагу, а доказательство — что запись создана тогда, когда указано, что известно, кто её внёс, и что её нельзя было незаметно изменить. Упорядоченная цифровая система показывает это легче, чем папка.
А как с защитой персональных данных?
Цифровизация затрагивает данные сотрудников (обучение, медосмотры), поэтому вместе с ней настраиваются правила доступа и сроки хранения. Это та же работа, которую требуют GDPR и ISO 27701.
Чьи данные, если мы прекратим сотрудничество?
Ваши, всегда. Мы работаем в ваших учётных записях и вашем пространстве данных. Для специализированной платформы выгрузка всех данных в открытом формате заранее прописывается в договоре.
Сколько длится переход?
Уровень 1 — обычно две-три недели. Уровень 2 — один-два месяца, потому что формы вводятся постепенно, процесс за процессом, — чтобы люди не получили всё сразу и не вернулись к бумаге.
Обучаете ли вы сотрудников?
Да, и это самая важная часть. Короткое обучение по ролям с одностраничной инструкцией для каждой формы. Цифровизация, которой люди не умеют пользоваться, возвращается к бумаге в течение месяца.
Смежные страницы
Чаще всего идёт вместе с:
Некоторые из наших референций
Более 400 организаций в Черногории и регионе прошли внедрение вместе с нами — от банков и государственных органов до производства, ИТ, лабораторий и гостиничного бизнеса.
Это лишь часть наших клиентов. Подробнее о нас →
Ваша система всё ещё на бумаге?
Расскажите, сколько людей работает в системе и какие стандарты у вас есть, — предложим уровень, который окупится. Позвоните нам или отправьте запрос — отвечаем в течение 24 часов.