Shërbim · Sistem pa dosje
Digjitalizimi i sistemit të menaxhimit
Asnjë standard ISO nuk kërkon letër — kërkon kontroll. E kthejmë dokumentacionin, regjistrimet dhe afatet në një sistem digjital të rregullt që kujdeset vetë për versionet dhe kujtesat.
Kur është koha për digjitalizim
Do ta njihni veten nëse: dokumentacioni rri në dosje, ndërsa versioni i fundit i procedurës qarkullon me email; afatet për kalibrimin, trajnimet dhe auditimin mbikëqyrës mbahen mend përmendësh ose në telefonin e dikujt; para auditimit kërkohet dy ditë një regjistrim që „ka qenë diku"; ose e njëjta tabelë ekziston në tre versione te tre njerëz.
Ky nuk është problem disipline, por problem mjeti. Një sistem në letër funksionon derisa e mban një njeri që di gjithçka — dhe ndalet ditën kur ai njeri shkon me pushime.
Çfarë kërkon realisht standardi — dhe çfarë nuk kërkon
Asnjë standard ISO nuk kërkon letër. Që nga botimet e 2015-ës, standardet flasin për „informacion të dokumentuar", jo për dokumente dhe regjistrime si objekte fizike. Formati është zgjedhja juaj.
Ajo që kërkohet është kontrolli: të dihet cili version është në fuqi dhe kush e ka miratuar, kush ka akses dhe kush mund të ndryshojë, që regjistrimi të gjendet kur nevojitet, të mbetet i lexueshëm për kohën e përcaktuar dhe të ketë kopje rezervë. Një sistem digjital i rregullt e plotëson këtë më lehtë se dosja, sepse versionet dhe historinë e ndryshimeve i mban vetë.
Te nënshkrimet pyetja e vetme është nëse mund të provohet kush dhe kur ka konfirmuar diçka. Auditorit i mjafton gjurma në sistem — emri, koha dhe pamundësia e ndryshimit në heshtje — ndërsa për dokumentet që dalin jashtë organizatës përdoret nënshkrimi elektronik i kualifikuar.
Çfarë digjitalizojmë
Një vend i vetëm ku qëndron versioni në fuqi i çdo procedure dhe formulari, me historinë e ndryshimeve dhe shënimin se kush e ka miratuar. Versionet e vjetra nuk fshihen, por arkivohen, siç kërkon standardi.
Lista kontrolli, pranimi i mallit, mirëmbajtja, temperaturat — plotësohen në telefon ose tablet aty ku bëhet puna, me fotografi kur duhet. Pa rishkrim nga letra në tabelë.
Kalibrimi i pajisjeve matëse, skadimi i trajnimeve, kontrollet mjekësore, auditimi mbikëqyrës, skadimi i certifikatës — sistemi njofton paraprakisht, në vend që të zbulohet në auditim.
Plani i auditimit, listat e kontrollit, gjetjet, veprimet korrigjuese me afat dhe person përgjegjës, dhe verifikimi i efektivitetit — gjithçka në një rrjedhë, me status të qartë të asaj që është e hapur.
Hyrjet për rishikimin mblidhen vetë gjatë vitit — ankesat, objektivat, gjetjet e auditimit, trajnimet. Mbledhja përgatitet për një orë, jo për një javë.
Kush çfarë sheh dhe kush çfarë mund të ndryshojë. Kështu zgjidhet edhe kërkesa për kontrollin e aksesit që ISO/IEC 27001 e kërkon shprehimisht.
Tri nivele — zgjidhni sipas madhësisë dhe buxhetit
Niveli 1 — re e rregulluar dhe shabllone
Pa softuer të ri. Rregullojmë strukturën e dosjeve, rregullat e emërtimit dhe versioneve, shabllonet e dokumenteve dhe një kalendar të përbashkët afatesh. Më i liri dhe për organizatat e vogla shpesh krejt i mjaftueshëm.
Niveli 2 — mjetet që i paguani tashmë
Shumica e kompanive kanë tashmë Microsoft 365 ose Google Workspace, por i përdorin si disk. Vendosim formularë, kujtesa automatike, miratimin e dokumenteve dhe raporte të thjeshta brenda tyre — pa licencë shtesë.
Niveli 3 — platformë e dedikuar
Për organizata me disa vendndodhje, disa standarde ose kërkesa të rrepta të klientëve. Këtu shkon një platformë e ndërtuar posaçërisht për sistemet e menaxhimit — DNA EQMS, me të cilën punojmë në bashkëpunim me autorin, kompaninë NETS d.o.o. nga Sllovenia. Ajo mbulon edhe sigurinë e informacionit.
DNA EQMS — platforma me të cilën punojmë
Kur organizata i tejkalon tabelat dhe diskun e përbashkët, kalon te një mjet i ndërtuar posaçërisht për sistemet e menaxhimit. Digjitalizimin e bëjmë në bashkëpunim me kompaninë NETS d.o.o. nga Sllovenia, autore e platformës DNA EQMS, që kompanitë në Bashkimin Evropian e përdorin prej vitesh.
Nuk është thjesht edhe një vend për ruajtjen e dokumenteve. DNA lidh dokumentacionin, rreziqet, proceset, trajnimet, mbledhjet dhe veprimet korrigjuese në një sistem, kështu që të dhënat për rishikimin nga drejtimi dhe për auditimin mblidhen vetë gjatë vitit. Punon në re, hapet përmes shfletuesit, pa instalim te ju.
Modulet
Versionet, miratimi dhe aksesi sipas roleve. Çdo ndryshim lë gjurmë — kush, kur dhe çfarë.
Regjistri i rreziqeve me pronar, vlerësim dhe masa. Ajo që ISO 9001 kërkon në pikën 6.1, në një vend.
Kërkesat e standardeve dhe rregulloreve të lidhura me prova — në auditim prova nxirret për një minutë.
Harta e proceseve, pronarët, hyrjet dhe daljet, treguesit. Lidhet me hartëzimin e proceseve.
Veprimet korrigjuese, vendimet e mbledhjeve dhe objektivat — me afat, person përgjegjës dhe verifikim të efektivitetit.
Rendi i ditës, procesverbali dhe detyrat që dalin prej tij. Rishikimi nga drejtimi përgatitet vetë.
Plani i trajnimeve, evidenca e pjesëmarrjes, kompetencat sipas vendit të punës dhe kujtesë kur skadon diçka.
Planifikimi dhe ndjekja e projekteve brenda të njëjtit sistem, pa mjet të veçantë.
Gjenerim automatik i dokumentacionit teknologjik, planeve të kontrollit dhe analizës FMEA — për industrinë e automobilave.
Regjistri i përpunimit të të dhënave personale, pëlqimet dhe afatet e ruajtjes.
Kush punon tashmë në DNA
Sipas të dhënave të prodhuesit, platformën e përdorin mbi 250 kompani — nga ndërmarrjet publike dhe agjencitë shtetërore te farmacia, energjetika dhe industria e automobilave. Disa emra nga lista e përdoruesve:
- Impolalumin, industria e automobilave
- Agjencia Publike e Aviacionit Civilagjenci shtetërore, Slloveni
- Elektro Mariborshpërndarja e energjisë elektrike
- Salustregti me shumicë e barnave
- Kemofarmacijashpërndarje farmaceutike
- Sartorius BIA Separationsbioteknologji
- Vodovod-kanalizacijandërmarrje publike komunale
- Energetika Celjendërmarrje publike energjetike
- Adria tehnikamirëmbajtje avionësh
- Lon, Kranjbankë
- Delikomatautomate dhe hotelieri
- Messer Slovenijagaze teknike
- Precisiumpërpunim precizion i metaleve
- NEC Cerknicaprojekte zhvillimi
Që nga viti 2018 dokumentacionin për ISO 9001:2015 e mbajmë në DNA. Më parë e bënim në Word dhe Excel dhe mundoheshim me kodet e dokumenteve në serverin tonë — kjo krijonte shumë stres rreth pasqyrës dhe gjurmueshmërisë. Që kur përdorim DNA, ISO 9001 nuk është më burim i madh stresi. Gjithçka është e rregullt, me lidhje mes masave, dokumenteve, raporteve dhe rreziqeve, ndërsa para auditimit të jashtëm shpenzojmë shumë më pak kohë sepse punohet vazhdimisht gjatë gjithë vitit. Auditorët janë shumë të kënaqur me mënyrën si i paraqesim të dhënat — u shkurtohet koha e kërkimit.
Në veprimtarinë tonë sistemi i menaxhimit të cilësisë është themeli i biznesit dhe nuk mund ta imagjinojmë pa mbështetjen e duhur softuerike. Me DNA mbajmë gjithë dokumentacionin e sistemit të cilësisë, por edhe mbledhjet, projektet dhe GDPR-në. Sistemi funksionon logjikisht dhe është i lehtë për t’u përdorur, ndërkohë që plotëson kërkesat e rrepta farmaceutike.
Menaxhimi i një numri të madh procesesh, standardesh dhe dokumentesh përkatëse është sfidë serioze për çdo organizatë. Vendimi për të futur DNA ishte hap i madh përpara — vetëm tani e shohim plotësisht kompleksitetin e modelit tonë të biznesit. Është e rëndësishme të theksohet se DNA përcakton qartë përgjegjësitë e individëve në sistem.
Deklaratat dhe lista e përdoruesve janë marrë nga dnaeqms.com dhe janë përkthyer. Këta janë përdorues të platformës te prodhuesi, jo referencat tona — ne digjitalizimin e bëjmë në bashkëpunim me NETS d.o.o.
Pyetje të shpeshta
A duhet të blejmë softuer?
Jo. Dy nivelet e para punojnë me atë që keni tashmë. Platforma e dedikuar ka kuptim vetëm kur numri i vendndodhjeve, standardeve ose përdoruesve i tejkalon mjetet që i paguani tashmë.
A i pranon auditori regjistrimet elektronike?
Po, dhe kjo është e zakonshme. Auditori nuk kërkon letër, por provë — që regjistrimi është krijuar kur thotë se është krijuar, që dihet kush e ka futur dhe që nuk mund të jetë ndryshuar në heshtje. Një sistem digjital i rregullt e tregon këtë më lehtë se dosja.
Po mbrojtja e të dhënave personale?
Digjitalizimi prek të dhënat e punonjësve (trajnimet, kontrollet mjekësore), prandaj bashkë me të vendosen edhe rregullat e aksesit dhe afatet e ruajtjes. Është e njëjta punë që kërkojnë GDPR dhe ISO 27701.
Të kujt janë të dhënat nëse e ndërpresim bashkëpunimin?
Tuajat, gjithmonë. Punojmë në llogaritë tuaja dhe në hapësirën tuaj të të dhënave. Te platforma e dedikuar, eksporti i të gjitha të dhënave në format të hapur përcaktohet paraprakisht në kontratë.
Sa zgjat kalimi?
Niveli 1 zakonisht dy deri në tre javë. Niveli 2 një deri në dy muaj, sepse formularët vendosen gradualisht, proces pas procesi — që njerëzit të mos marrin gjithçka përnjëherë dhe të kthehen te letra.
A i trajnoni punonjësit?
Po, dhe kjo është pjesa më e rëndësishme. Trajnime të shkurtra sipas roleve, me një udhëzues njëfaqësh për çdo formular. Digjitalizimi që njerëzit nuk dinë ta përdorin kthehet te letra brenda një muaji.
Faqe të lidhura
Më shpesh shkon bashkë me:
Disa nga referencat tona
Mbi 400 organizata në Mal të Zi dhe rajon e kanë kaluar implementimin me ne — nga bankat dhe organet shtetërore te prodhimi, IT-ja, laboratorët dhe mikpritja.
Këta janë vetëm disa nga klientët tanë. Më shumë për ne →
Sistemi juaj mbahet ende në letër?
Na tregoni sa njerëz punojnë në sistem dhe cilat standarde keni — do të propozojmë nivelin që ju leverdis. Na telefononi ose dërgoni një kërkesë — përgjigjemi brenda 24 orësh.