Услуга · Систем без фасцикли
Дигитализација на системот за управување
Ниеден ISO стандард не бара хартија — бара контрола. Документацијата, записите и роковите ги пренесуваме во уреден дигитален систем што сам се грижи за верзиите и потсетниците.
Кога е време за дигитализација
Ќе се препознаете ако: документацијата стои во регистратори, а последната верзија на процедурата кружи по е-пошта; роковите за калибрација, обуки и надзорна проверка се паметат напамет или во нечиј телефон; пред аудитот два дена се бара запис што „некаде бил“; или истата табела постои во три верзии кај три лица.
Тоа не е проблем на дисциплина, туку проблем на алатки. Систем што се води на хартија функционира додека го држи еден човек што сѐ знае — и застанува оној ден кога тој човек ќе отиде на годишен одмор.
Што стандардот навистина бара — и што не бара
Ниеден ISO стандард не бара хартија. Од изданијата од 2015 година стандардите зборуваат за „документирани информации“, а не за документи и записи како физички предмети. Форматот е ваш избор.
Она што се бара е контрола: да се знае која верзија е важечка и кој ја одобрил, кој има пристап и кој смее да менува, записот да може да се најде кога ќе затреба, да остане читлив онолку долго колку што е пропишано и да постои резервна копија. Уреден дигитален систем тоа го исполнува полесно од регистратор, бидејќи сам ги води верзиите и историјата на измените.
Кај потписите единственото прашање е дали може да се докаже кој и кога нешто потврдил. На аудиторот му е доволна трага во системот — име, време и невозможност за тивка измена — а за документите што излегуваат надвор од организацијата се користи квалификуван електронски потпис.
Што дигитализираме
Едно место каде што стои важечката верзија на секоја процедура и образец, со историја на измените и ознака кој ја одобрил. Старите верзии не се бришат, туку се архивираат, како што бара стандардот.
Контролни листи, прием на стока, одржување, температури — се пополнуваат на телефон или таблет таму каде што се работи, со фотографија кога е потребно. Нема препишување од хартија во табела.
Калибрација на мерната опрема, истекување на обуки, лекарски прегледи, надзорна проверка, истекување на сертификатот — системот известува однапред, наместо тоа да се открие на аудитот.
План на аудитот, контролни листи, наоди, корективни мерки со рок и одговорно лице и проверка на ефективноста — сѐ во еден тек, со јасен статус што е отворено.
Влезните податоци за прегледот се собираат сами во текот на годината — рекламации, цели, наоди од аудити, обуки. Седницата се подготвува за еден час, а не за една недела.
Кој што гледа и кој што смее да менува. Со тоа се решава и барањето за контрола на пристапот што ISO/IEC 27001 изречно го бара.
Три нивоа — избирате според големината и буџетот
Ниво 1 — уреден облак и шаблони
Без нов софтвер. Ја средуваме структурата на папките, правилата за именување и верзии, шаблоните на документите и еден заеднички календар на рокови. Најевтино, а за мали организации често сосема доволно.
Ниво 2 — алатки што веќе ги плаќате
Повеќето компании веќе имаат Microsoft 365 или Google Workspace, а ги користат само како диск. Во нив поставуваме образци, автоматски потсетници, одобрување на документи и едноставни извештаи — без дополнителна лиценца.
Ниво 3 — наменска платформа
За организации со повеќе локации, повеќе стандарди или строги барања од клиентите. Тука доаѓа платформа направена токму за системи за управување — DNA EQMS, со која работиме во соработка со авторот, компанијата NETS d.o.o. од Словенија.
DNA EQMS — платформата со која работиме
Кога организацијата ќе ги надрасне табелите и заедничкиот диск, се преминува на алатка направена токму за системи за управување. Дигитализацијата ја работиме во соработка со компанијата NETS d.o.o. од Словенија, авторот на платформата DNA EQMS, која компаниите во Европската унија ја користат со години.
Не станува збор за уште едно место за чување документи. DNA ги поврзува документацијата, ризиците, процесите, обуките, седниците и корективните мерки во еден систем, така што податоците за прегледот од раководството и за аудитот се собираат сами во текот на годината. Работи во облак, се пристапува преку прелистувач, без инсталација кај вас.
Модули
Верзии, одобрување и пристап по улоги. Секоја измена остава трага — кој, кога и што.
Регистар на ризици со сопственик, оценка и мерки. Она што ISO 9001 го бара во точка 6.1, на едно место.
Барањата на стандардите и прописите се поврзани со доказите — на аудитот доказот се наоѓа за една минута.
Мапа на процеси, сопственици, влезови и излези, показатели. Се поврзува со цртањето на процеси.
Корективни мерки, заклучоци од седници и цели — со рок, одговорно лице и проверка на ефективноста.
Дневен ред, записник и задолженијата што произлегуваат од него. Прегледот од раководството се подготвува сам.
План на обуки, евиденција на присуство, компетенции по работно место и потсетник кога нешто истекува.
Планирање и следење на проекти во истиот систем, без посебна алатка.
Автоматско генерирање технолошка документација, контролни планови и FMEA анализа — за автомобилската индустрија.
Евиденција на обработката на личните податоци, согласности и рокови на чување.
Кој веќе работи во DNA
Платформата ја користат, според податоците на производителот, над 250 компании — од јавни претпријатија и државни агенции до фармацијата, енергетиката и автомобилската индустрија. Неколку имиња од списокот на корисници:
- Impolалуминиум, автомобилска индустрија
- Јавна агенција за цивилно воздухопловстводржавна агенција, Словенија
- Elektro Mariborдистрибуција на електрична енергија
- Salusтрговија на големо со лекови
- Kemofarmacijaфармацевтска дистрибуција
- Sartorius BIA Separationsбиотехнологија
- Vodovod-kanalizacijaјавно комунално претпријатие
- Energetika Celjeјавно енергетско претпријатие
- Adria tehnikaодржување на воздухоплови
- Lon, Kranjбанка
- Delikomatавтомати и угостителство
- Messer Slovenijaтехнички гасови
- Precisiumпрецизна обработка на метали
- NEC Cerknicaразвојни проекти
Од 2018 година документацијата за ISO 9001:2015 ја водиме во DNA. Пред тоа ја правевме во Word и Excel и се мачевме со шифрите на документите на сопствен сервер — тоа создаваше многу стрес околу прегледноста и следливоста. Откако користиме DNA, ISO 9001 веќе не ни е голем извор на стрес. Сѐ стои уредно, со врски меѓу мерките, документите, извештаите и ризиците, а пред надворешниот аудит трошиме многу помалку време, бидејќи се работи континуирано во текот на целата година. Аудиторите се многу задоволни од начинот на кој ги прикажуваме податоците — им се скратува времето за барање.
Во нашата дејност системот за управување со квалитет е темел на работењето и не можеме да го замислиме без соодветна софтверска поддршка. Со DNA ја водиме целокупната документација на системот за квалитет, но и седниците, проектите и GDPR. Системот работи логично и е лесен за користење, а истовремено ги задоволува строгите фармацевтски барања.
Управувањето со голем број процеси, стандарди и припадни документи е сериозен предизвик за секоја организација. Одлуката да воведеме DNA беше голем чекор напред — дури сега целосно ја гледаме сложеноста на сопствениот деловен модел. Важно е да се нагласи дека DNA јасно ги определува одговорностите на поединците во системот.
Изјавите и списокот на корисници се преземени од dnaeqms.com и преведени. Тоа се корисници на платформата кај производителот, не се наши референци — ние дигитализацијата ја работиме во соработка со NETS d.o.o.
Чести прашања
Дали мора да купиме софтвер?
Не. Првите две нивоа работат со она што веќе го имате. Наменска платформа има смисла дури кога бројот на локации, стандарди или корисници ќе ги надрасне алатките што веќе ги плаќате.
Дали аудиторот прифаќа електронски записи?
Да, и тоа е вообичаено. Аудиторот не бара хартија, туку доказ — дека записот настанал кога се тврди дека настанал, дека се знае кој го внел и дека не можел тивко да биде изменет. Уреден дигитален систем тоа го покажува полесно од фасцикла.
Што е со заштитата на личните податоци?
Дигитализацијата засега податоци за вработените (обуки, лекарски прегледи), па со неа се поставуваат и правила за пристап и рокови на чување. Тоа е истата работа што ја бараат Законот за заштита на личните податоци, GDPR и ISO 27701.
Чии се податоците ако ја прекинеме соработката?
Ваши, секогаш. Работиме во вашите сметки и во вашиот простор за податоци. Кај наменската платформа со договор однапред се дефинира извоз на сите податоци во отворен формат.
Колку трае преминот?
Ниво 1 обично две до три недели. Ниво 2 од еден до два месеца, бидејќи образците се воведуваат постепено, процес по процес — за луѓето да не добијат сѐ одеднаш и да се вратат на хартија.
Дали ги обучувате вработените?
Да, и тоа е најважниот дел. Кратки обуки по улоги, со упатство од една страница за секој образец. Дигитализацијата што луѓето не знаат да ја користат се враќа на хартија за еден месец.
Поврзани страници
Најчесто оди заедно со:
Некои од нашите референци
Повеќе од 400 организации во Црна Гора и регионот ја поминаа имплементацијата со нас — од банки и државни органи до производство, ИТ, лаборатории и угостителство.
Ова се само дел од нашите клиенти. Повеќе за нас →
Системот ви се води на хартија?
Кажете ни колку луѓе работат во системот и кои стандарди ги имате — ќе го предложиме нивото што ви се исплатува. Јавете ни се или испратете барање — одговараме во рок од 24 часа.